Behaal winst met Smart Event Manager

0
31
Bezettingsscherm Smart Event Manager

[advertorial]

Software voor de evenementenbranche                                  

Tijd besparen en minder fouten maken tijdens de organisatie van een congres of event. Deze winst is te behalen met Smart Event Manager: sinds 2000 bestaat deze specialistische software voor de evenementenbranche.

Meerdaags programma Smart Event Manager‘De meerwaarde van Smart Event Manager wordt gerealiseerd door tijdsbesparing, gebruikersgemak, de professionele uitstraling van offertes en het minimaliseren van fouten’, verduidelijkt Lex de Vries, mede-eigenaar van Voorraedt B.V., het bedrijf achter de software. ‘Er kan in zeer korte tijd een offerte op maat gemaakt worden, terwijl tegelijkertijd de productie wordt voorbereid, evenals de inventarisatie van de benodigde inkopen, de personeelsbehoefte en de financiële afhandeling. Alle verdere communicatie is al beschikbaar zodra de offerte is ingevoerd. Dat levert behalve tijd ook een aanzienlijke kostenreductie op.’

Een duidelijke winst dus. De Vries vertelt verder:‘Niet alleen laten we de offertes er zo professioneel en verzorgd mogelijk uit zien, ze zijn ook nog eens zeer snel te maken. Daardoor is het eenvoudig om wijzigingen die de opdrachtgever doorgeeft, te bevestigen. Dit is één van de punten waardoor onze klanten de professionaliteit van hun organisatie in de markt kunnen verankeren.’

Doordat alle informatie zich op één plek bevindt, worden fouten eenvoudig voorkomen en heeft iedereen altijd inzicht in de laatste ontwikkelingen.

Bezettingsscherm Smart Event Manager

Flexibel in te richten
Smart Event Manager is een zeer uitgebreid systeem, maar door de modulaire opbouw flexibel in te richten voor elk bedrijf. Voor elke locatie vormt de module Reserveringen het hart van het systeem, weet De Vries uit ervaring. ‘Facturatie is de tweede onmisbare module. Elke reservering wordt direct als factuur klaargezet. Bovendien kan Smart Event Manager gekoppeld worden aan de boekhouding. Alle bekende en minder bekende boekhoudsystemen kunnen worden gekoppeld.’

De module Relatiebeheer verhoogt het gebruikersgemak. Prospects nabellen en het overnemen van gegevens, voor bijvoorbeeld een mailing, wordt daarmee heel eenvoudig. Ten slotte geeft Smart Event Manager sturing aan de organisatie. De module Management Informatie geeft bijvoorbeeld inzicht in zaken als de verwachte en gerealiseerde omzet, het aantal optionele en definitieve reserveringen en hoe zich dat verhoudt met de gegevens van het vorige jaar.’

Management informatie op verkoopgroep Smart Event Manager

Naast bovengenoemde modules kan Smart Event Manager ook worden uitgebreid met bijvoorbeeld Personeelsplanning of de module Bedrijven: een module speciaal voor organisaties met meerdere locaties. Ook Evaluaties is een belangrijke tool. ‘Hiermee kan de gast, na afloop van het evenement, gevraagd worden om een evaluatie in te vullen. De resultaten komen direct binnen en kunnen in de module Management Informatie worden geanalyseerd’, licht De Vries toe.

Aan de slag
Om de software binnen de eigen organisatie toe te passen, krijgen nieuwe gebruikers een uitgebreide training die specifiek voor de nieuwe organisatie wordt gegeven. ‘Tussen de trainingen door gaan de gebruikers zelf aan de slag’, vertelt De Vries. ‘Met de trainer wordt gekeken naar de meest ideale toepassing voor de organisatie. Ook organiseren we trainingen op afstand, waarbij we de computer van de klant over kunnen nemen.’ Daarnaast kan een gebruiker van Smart Event Manager altijd contact opnemen met de professionele helpdesk. ‘Met trots mag ik zeggen dat onze helpdesk wordt geroemd’, aldus De Vries. ‘Onze klanten kunnen kosteloos bellen en worden meteen geholpen.’

Smart Event Manager app

Mobile App
Sinds anderhalf jaar is Smart Event Manager uitgebreid met de Mobile App. Deze geeft realtime inzicht in de geboekte evenementen, vrije capaciteit en het relatiebeheer. ‘We werken nu aan de mogelijkheid om ook gegevens in te voeren met de app’, voegt De Vries toe. ‘Onze software wordt continu doorontwikkeld. We houden een suggestielijst bij met alle ideeën die we vanuit de praktijk ontvangen. Op basis van prioriteit ontwikkelen we de software door. Eén tot twee keer per jaar brengen we een nieuwe versie uit. Zo blijft ons product altijd dicht bij de praktijk staan.’

www.smarteventmanager.nl

Voorraedt B.V.
Reaalhof 138
8232 VS Lelystad­­­
Tel: 0320 24 41 26
E-mail: [email protected]