Checklist congres organiseren

0
38
checklist-congres-organiseren-duurzaam

>> met pointers voor een duurzaam congres

checklist-congres-organiseren-duurzaamEen congres organiseren is hard werken, veel investeren en vaak een financieel risico nemen. Dan wilt u als resultaat geen halflege zaal, onvervulde verwachtingen en een ruimschoots overschreden budget. Succes is te behalen door een strakke planning, gestroomlijnde organisatie, effectieve marketing en met een programma dat staat als een huis. En uiteraard: begin op tijd. Minstens 10 tot 12 maanden van tevoren.

Checklist congres organiseren
met pointers voor een duurzaam congres

Begroting
  • Wie is verantwoordelijk voor de begroting?
  • Wat zijn de vaste kosten?
  • Wat zijn de variabele kosten?
  • Waar ligt het break even point?
  • Zijn deze posten opgenomen?
    • 10% onvoorziene kosten
    • BTW: voor catering varieert het BTW tarief!
    • Personeelskosten locatie/cateraar
    • Eventuele materiaalhuur (podium, stoelen, tafels, geluidsapparatuur etc.)
    • Drukwerk
    • Mailing
    • Reiskostenvergoeding en cadeau sprekers
      • Kies voor duurzaam: geef in plaats van cadeau een schenking aan een goed doel
    • Techniek
    • Eventuele goodiebags voor deelnemers
      • Kies voor duurzaam: schaf vervuilende goodiebags af, kies in plaats daarvan voor een duurzaam alternatief of schenk namens de deelnemers iets aan een goed doel
  • Wat komt er waarschijnlijk binnen? Maak een reëele inschatting van de opkomst en verwachte uitgaven van deelnemers
Locatie & tijd

 

  • Hoe is de bereikbaarheid van de gewenste locatie? –deze hoeft niet zozeer ‘centraal’ te liggen, als wel aan goede toegangswegen (openbaar of eigen vervoer). Plan de aanvangstijd buiten spitsuren.
    Kies voor duurzaam:

    • Stimuleer openbaar vervoer. Bijvoorbeeld door op vertoon van congreskaart gratis of tegen beperkt tarief te rijden met het ov
    • Carpoolen stimuleren met bijvoorbeeld app of registratieproject
    • Breng €5,- parkeerkosten in rekening bij gebruik van eigen vervoer naar externe locatie (opbrengst doneren aan goed doel)
  • Wat is de beschikbaarheid van de gewenste locatie?
    • Kies voor duurzaam: kies voor Green Key locaties
  • Waar kunnen deelnemers/sprekers/trainers overnachten?
  • Vind er op de geplande datum geen concurrerend congres plaats?
  • Valt de geplande datum niet op feestdag, een dag met een landelijke evenement (voetbal), Prinsjesdag, of een vakantiedag? – check de vakanties op http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/schoolvakanties. Over het algemeen zijn dinsdag en donderdag de beste dagen waarop deelnemers kunnen; maart, april, juni, september en oktober de beste (en drukste) congresmaanden
  • Wat is het vervoersplan voor de deelnemers?
  • Is er bewegwijzering naar de locatie?
  • Kies voor duurzaam: gebruik bewegwijzering zonder jaartal zodat het kan worden hergebruikt

>> Boek de locatie en regel overnachtingsmogelijkheden, catering, toeleveranciers etc. vijf tot zes maanden van tevoren

Programma
  • Hoe lang gaat het congres duren?
  • Sluit de inhoud goed aan bij de duidelijk omschreven doelgroep? Doelgroep duidelijk benoemen:
    • Niveau: beginner, gevorderde, senior. Net gestart met werken of in een functie, enkele jaren werkzaam en zeer ruime werkervaring.
    • Branche: komen de deelnemers uit één branche of verschillende?
    • Wie zitten er echt in de zaal? Wetenschapper, Overheid/non-profit, Adviseur/consultants, Aanbieders van producten/diensten, Gebruikers, klanten van diensten en producten?
    • Maak een matrix van de deelnemers dat bestaat uit: Functie, niveau, branche en aandachtsprofiel. Groepeer deze in maximaal 5 groepen. Zorg dat je voor elke groep een programma biedt dat aansluit bij hun profiel
  • Is het hoofdthema urgent genoeg? Het thema moet deelnemers het gevoel geven iets belangrijks te missen bij afwezigheid.

>> 3 maanden voor het congres: Leg het conceptprogramma voor aan vakgenoten. Deze feedback kunt u nu nog op tijd toepassen!

  • Welke faciliteiten hebben sprekers, voorzitters en trainers nodig?
    • Kies voor duurzaam:
      • Kies een toeleverancier met duurzaam podiumlicht
      • Kies een toeleverancier met duurzaam geluid (met minder overlast voor omgeving)
      • Gebruik oplaadbare batterijen in zenders, microfoon etc.

>> 1 tot 2 weken voor het congres: stuur sprekers/voorzitters/trainers het draaiboek en instructies over de dag zelf

  • Is het plenaire programma voldoende aangevuld met interactieve programma onderdelen? Voorbeelden van werkvormen zijn een ronde tafel discussie, 1-op-1 gesprek, Lagerhuis debat, Kort geding…
  • Wat voor vorm eist mijn thema?
    • Nieuw thema/bewustwording van onderwerp: focus op congres
    • Diep ingaan op onderwerp: focus op workshops
    • Kennismaking en invoering van onderwerp: congres met subsessies
    • Onderwerp is bekend/ervaringen uitwisselen: netwerkcongres
  • Wat wordt uw dagvoorzitter? Deze beschikt bijvoorbeeld over:
    • Naam en faam in de branche of daarbuiten
    • Controle over tijd – loopt niet uit
    • Afstand tot de branche om kritische vragen te kunnen stellen
  • Wie worden uw sprekers?
    • Welke inhoud zoekt u?
    • Wat is het tarief en de beschikbaarheid?
    • Welke informatie moet er in ieder geval overgebracht worden op de deelnemers?
  • Kiest u voor een congresapp of traditioneel programmaboekje?
    • Een congresapp biedt veel extra mogelijkheden, van netwerkfuncties tot het beschikbaar maken van sprekersprofielen!
    • Een congresapp is een duurzame keuze

 

Uitnodigingen en aanmeldingen
  • Is de tekst in de uitnodiging bondig en wervend?
  • Sluit het ontwerp aan bij de huisstijl en thema?
  • Springt de uitnodiging in het oog?
  • Staat locatie, datum en tijdstip op de voorkant?
  • Staat titel (met ondertitel) op de voorkant?
  • Staat er een aansprekend en aansluitend beeld op de voorkant?
  • Wordt de lezer door de tekst overtuigd dat dit congres hem iets concreets oplevert?
  • Kan de achterkant gebruikt worden als (deels ingevuld) inschrijfformulier?
    • Kies voor duurzaam: kies voor een FSC gecertificeerde drukker
  • Hoe kunnen deelnemers zich online aanmelden?
    • Met aanmeldingsoftware bespaart u een hoop tijd, moeite en rompslomp!
    • Aanmeldingssoftware is duurzamer dan papieren aanmeldingen
  • Ca 4 weken voor het congres: verlopen de aanmeldingen volgens plan? Dit kunt u nog doen:
    • Herhalingsmailing gericht verzenden naar een selectie mogelijke vakgenoten van deelnemers die zich al hebben ingeschreven
    • Oud-deelnemers bellen
    • Nogmaals voor promotie zorgen via vakwebsites
    • Deelnemerslijst publiceren; dit trekt vakgenoten aan
    • Sprekers inschakelen om relaties (tegen gereduceerd tarief) uit te nodigen
  • Kies voor duurzaam:
    • Deelnemers wijzen opdon’t spoil the party’ (awareness voor no-show)
    • Boete bij te laat afmelden
    • Deelnemers attenderen op mogelijkheid om congresbadge te delen met collega

> > 1 tot 2 weken voor het congres: Stel op basis van de dieetwensen bij de het definitieve menu samen met de locatie/catering

  • Kies voor duurzaam:
    • Kies voor biologische catering
    • Kies voor lokale producten
    • Laat de cateraar werken met herbruikbare borden, glazen en servies
 Marketing
  • Welke effectieve mix van communicatiemiddelen zet u in?
    • Aankondiging op website: 4 tot 6 maanden voor aanvang
    • Drukwerk: de vooraankondiging en congresfolder
    • Adverteren in vakbladen
    • Bijsluiter in vakbladen: trekt meer de aandacht dan een advertentie
    • Digitale mailing: mensen worden hiermee overspoeld, dus houd het kort en krachtig. In één oogopslag moet de boodschap overkomen. Via links kan men doorlezen.
    • Website: houd het actueel om de interesse vast te houden voor een eventuele laatbeslisser.
    • Nieuwsbrief: zo houdt u met inhoudelijke informatie contact met eventuele laatbeslissers.
    • Film: zorg voor een opvallende uitnodiging
  • Welke social media zet u in?
    • Voor aanvang: gebruik uw kanalen en genereer ruchtbaarheid en een buzz te genereren rondom uw congres
    • Tijdens het congres: Zorg voor goede hashtags. Maak gebruik van de congressapp of zorg voor een Tweetwall. Dit stimuleert de interactiviteit en beleving enorm.
    • Na het congres: Zet foto’s, video’s en berichtgeving online
  • Hebt u de uitnodiging minstens tweemaal verstuurd? – eenmaal aan het begin van het traject en ongeveer halverwege? Uiteraard de ingeschreven deelnemers niet meer aanschrijven.
  • Is uw boodschap inhoudelijk en overtuigend genoeg?
  • Hebt u het profiel van de sprekers online?
  • Welke mediapartner kiest u? Dit kan een mediapartner (vakmagazine/-website) voor u betekenen:
    • Aandacht aan uw congres besteden voor die tijd (agenda, inhoudelijk artikel)
    • Aandacht aan uw congres besteden na die tijd (verslag)
    • Lezersaanbieding organiseren
    • Plaatsing banner op de website
    • Plaatsing advertentie in magazine

>>Vroeg stadium: Hebt u alle relevante media van een persbericht voorzien?

>> Halverwege: Hebt u alle relevante media een uitnodiging gegeven?

>> Ca 2 weken voor aanvang: Hebt u de persuitnodigingen verstuurd?

  • Nadien: Hebt u alle relevante media van een verslag voorzien?
  • Hebt u ambassadeurs verzameld?
    • Sprekers & sponsors: vraag of zij het congres op hun website/social media plaatsen, geef ze marketingmateriaal en biedt ‘relatie’kaarten aan (tegen gereduceerd tarief)
    • Deelnemers & oud-deelnemers: vraag of zij collega’s kunnen werven. Oud-deelnemers die zich nog niet hebben opgegeven, kunt u benaderen.

 

Inschatting catering
  • Minimaal 1 buffet uitgaande van 1 meter per maximaal 25 deelnemers
  • Minimaal 1 koffie uitgifte punt per 25 deelnemers
  • Houd rekening met 1,5 kop koffie/thee per persoon bij ontvangst
  • Bij een borrel drinkt men gemiddeld 3 drankjes in het eerste uur
  • Wijnen tijdens diner: 1 glas per persoon per gang
    • Kies voor duurzaam:
      • Laat minder cateringitems op buffetten plaatsen en ze langer gekoeld bewaren (andere presentatie en sneller aanvullen)
      • Niet voorschenken aan de bar
      • Kies voor biologische catering
      • Laat de cateraar laten werken met herbruikbare borden, bestek en glazen
      • Maak gebruik van lokale producten
Inschatting zaalopstelling
  • Theater: bereken 0,75 m2 per persoon
  • Cabaret: bereken 1 m2 per persoon (stoelen voor en achter tafel, gericht naar spreker)
  • School: bereken 1,5 m2 per persoon (is afhankelijk van de schoolopstelling)
Inschatting hosting
  • 1 hostess op 25-50 deelnemers. Afhankelijk van onder andere de omvang van de locatie (grote loopafstanden) en het aantal subsessies die ieder een hostess ter begeleiding nodig hebben
Inschatting tijdsindeling
  • Ontvangst en registratie: 30 min
  • Begeleiden naar zaal: 10 min
  • Welkomstwoord: 5 min
  • Huishoudelijke mededelingen: 5 min
  • Sprekers maximaal aan 1 stuk: 90 min
  • Koffie/thee pauze: 20-30 min
  • Lunch: 90 min
  • Diner: 120 min

 

Geraadpleegde bronnen: Congres organisatie Checklist - Marga Groot Zwaaftink (directeur CommGres.com), Checklist voor het organiseren van Congressen en Symposia (mooirivier.nl)