Congres beleving

0
30
Congres Beleving

Congres beleving

Of hoe maakt u uw congres memorabel!

Beleving: het is misschien wel de belangrijkste trend in de congreswereld. Uw congres is pas echt geslaagd als uw deelnemers het congres niet alleen bezoeken, maar ook beleven. Maar wat is congres beleving precies? En hoe creëer je dat? Wij zochten het voor u uit.

be·le·ving(de; v; meervoud: belevingen)

  1. (religieuze) ondervinding, innerlijke ervaring
  2.  enthousiasme

Volgens de Van Dale is beleving een innerlijk proces dat bij mensen plaatsvindt, eventueel een religieuze ervaring of gewoonweg ‘enthousiasme’.  Logisch dat congresorganisatoren dat willen bewerkstelligen, want het betekent dat hun congres een bijzondere indruk heeft gemaakt.  Maar hoe veroorzaak je dat gevoel?

“Eén ding is zeker: een congres beleef je niet door passief op een stoel naar een rijtje sprekers te luisteren. Er moet tweerichtingsverkeer optreden; bezoekers worden deelnemers”

Participatie

Eén ding is zeker: een congres beleef je niet door passief op een stoel naar een rijtje sprekers te luisteren. Er moet tweerichtingsverkeer optreden; bezoekers worden deelnemers. Ze nemen actief deel aan de inhoud en voelen zich erbij betrokken. Dat begint al bij de presentator en de sprekers. Zoeken zij contact met de deelnemers en betrekken ze hen bij het programma? Ook een bijzondere afsluiter, bijvoorbeeld in de vorm van comedy, muziekstuk, video of poëzie, waarbij gezamenlijk wordt teruggeblikt op de dag zorgt voor een sterke congres beleving. Gespecialiseerde acteurs kunnen bovendien de beleving en participatie tijdens een congres versterken door de deelnemers te ontvangen, met elkaar in verbinding te brengen of te prikkelen tijdens brainstormsessies. Om participatie te verhogen tijdens workshops of brainstormsessies, is de klassieke theateropstelling taboe. Ronde tafels en de inzet van ‘spelelementen’ vergroten over het algemeen de betrokkenheid van de deelnemers. Wees ook niet bang om ‘gaten’ in het programma te laten vallen. Juist tijdens die momenten raken deelnemers in gesprek met elkaar of de spreker. Zorg dan wel voor goede ontmoetingsruimtes (loungehoeken) met bijvoorbeeld vrij te gebruiken flipboards.

Een multimediawereld

We zijn gewend geraakt aan een snelle communicatiestroom. We staan voortdurend in verbinding met de wereld om ons heen en hebben toegang tot alle informatie die we maar wensen, en die we tot ons kunnen nemen als video, audio, afbeelding of tekst. Weerspiegel die wereld tijdens een congres. Maak gebruik van prikkelende visuals, animatie, audio en video. Daarnaast daalt de aandachtspanne door de moderne communicatiewereld steeds verder. Het liefste zappen we voortdurend van het ene opwindingsmoment naar het andere. Speel daarop in met vlotte, visueel of muzikaal ondersteunde presentaties doorspekt met videosnacks. Ook leuk is het om na elke lezing een cartoon of infographic te laten maken en die tijdens de pauzes op het scherm te projecteren. Bovendien een effectieve manier om de informatie te laten beklijven. Aan het eind van het congres vormen ze gezamenlijk een mooi visueel overzicht.

“Er worden in rap tempo apps ontwikkeld die veel traditionele processen zullen overnemen. Zo zullen het papieren inschrijfformulier en programma al snel tot het verleden gaan behoren”

Congresapps

Uiteraard is gratis WiFi een must om deelnemers ten allen tijde toegang te bieden tot informatie. De smartphone wordt bovendien een steeds belangrijkere congresdeelnemer. Er worden in rap tempo apps ontwikkeld die veel traditionele processen zullen overnemen. Zo zullen het papieren inschrijfformulier en programma al snel tot het verleden gaan behoren. Pushmeldingen houden bezoekers op de hoogte van het (gewijzigde) programma en netwerkfuncties zorgen voor interactiviteit. Deelnemers kunnen bijvoorbeeld inloggen met hun LinkedIn account, zien wie de andere deelnemers zijn en vervolgens chatten en gegevens uitwisselen via uw congresapp. Ook belangrijk: zorg voor een goede hashtag en de beschikbaarheid van de namen van uw sprekers om al het online verkeer soepel te laten verlopen.

NFC en beacons

Nog meer technologie om de congres beleving te vergroten: NFC en beacons. Deze technologieën maken verbinding met de smartphone van uw bezoeker (die tegenwoordig vrijwel altijd over de juiste techniek beschikt). Door NFC is bijvoorbeeld mobiel betalen via de telefoon mogelijk. Met NFC en beacons kunt u als congres organisator signalen ontvangen en verzenden naar bezoekers tijdens een congres. Zo kunnen bezoekers bijvoorbeeld op een poster of ander voorwerp met chip tikken om zo meer informatie te krijgen over een sessie of spreker. Met beacons is dat tikken niet eens nodig, hierbij wordt gebruik gemaakt van bluetooth. Via een beacon kunt u een berichtje sturen als een bezoeker zich op een bepaalde locatie bevindt. Bijvoorbeeld een welkomstbericht bij binnenkomst of een gratis kop koffie. Tegelijkertijd ontvangt u interessante data over uw bezoekers en komt u precies te weten welke workshops/sessies het best bezocht worden en voor hoelang.

Wees creatief en origineel

Of het nu de locatie betreft, de presentatie of de aankleding: hoe unieker, hoe meer indruk u maakt en hoe groter de congres beleving. Bijzondere locaties zijn er in overvloed: van een voetbalstadion tot een klooster, kookstudio, dierenpark of boot… u kunt het zo gek niet verzinnen of het bestaat wel. Kies wel een locatie die niet alleen bijzonder is, maar ook de vereiste technische mogelijkheden biedt. Of kijk naar de mogelijkheden die de omgeving biedt. Vanaf een groot meetingcenter in de stad komt u misschien wel met de fiets in een prachtig en inspirerend buitengebied. Tot slot maakt u indruk met de aankleding en catering. Creëer sfeer met gekleurd licht en gebruik het om verschillende onderdelen te belichten. Echt goede koffie is een groot pluspunt. En met verschillende caterbedrijven op wielen, oftewel foodtrucks, biedt u op een simpele manier allerlei (hippe) gerechten aan.

“Een letterlijk nieuw perspectief geeft luchtfotografie door op afstand bestuurbare helikopters (drones). Dit levert spectaculaire beelden op!”

Leg het vast

Om het congres te beleven én te kunnen herbeleven legt u de mooiste momenten vast. Maar met de traditionele camera – eventueel op statief (!) – zijn statische poses en gekunstelde groepfoto’s natuurlijk gegarandeerd. Nee, ook op het gebied van eventfotografie is ‘dynamisch’ het sleutelwoord. Reportagefoto’s dus in plaats van geposeerde foto’s, en het liefst een fotograaf en/of filmer die gebruik maakt van een creatieve benadering en dito beeldbewerking. Een letterlijk nieuw perspectief geeft luchtfotografie door op afstand bestuurbare helikopters (drones). Dit levert spectaculaire beelden op! Let wel dat het bedrijf over de vereiste vergunningen voor het gebruik van drones beschikt. Ook 360 graden fotografie is een nieuwe en populaire manier om een congres vast te leggen. En veel camera’s beschikken over de technologie om live de foto door te sturen naar social media. Tip: breng ook tijdens het congres de deelnemers in beeld door live-beaming van foto’s of met een videocamera die tijdens een presentatie over het publiek heen scheert. Succes gegarandeerd!

Inhoud is troef

Ten slotte nog dit: congres beleving begint bij sterke inhoud. Dus hoe flitsend en interactief de informatie ook wordt gebracht, wanneer het schort aan inhoudelijke kwaliteit, is een congres nog altijd niet geslaagd. Neem daarom bovenstaande punten ten harte en mix deze met een sterke inhoud tot een memorabel congres!