Evenementenverzekering Aon

evenementenverzekering

[advertorial]

Kent u de risico’s?

Verzeker uw congres tegen onheil van buiten.

U organiseert een congres. U bent gewend aan duizend en één dingen te denken. Alle risico’s dekt u zo goed mogelijk af. Bijvoorbeeld door te werken met professionele toeleveranciers, een helder draaiboek en calamiteitenplan. Maar er zijn altijd zaken die buiten uw macht liggen. Bent u daar wel voor aansprakelijk? Als er bijvoorbeeld iets mis gaat in de zaal, op wie wordt dan de letselschade verhaald? En in hoeverre kunt u zich verzekeren tegen slecht weer of een tegenvallende opkomst? Arno Wijnands is evenementverzekering specialist bij Aon en werpt zijn licht op de situatie voor congresorganisators.

‘De verzekeraar gaat ervan uit dat de organisatie er alles aan doet om het evenement te laten doorgaan’, vat Wijnands het basisprincipe van de evenementenverzekering samen. ‘Mocht er onverhoopt iets misgaan en het congres wordt buiten uw schuld om geannuleerd, onderbroken of uitgesteld, dan zal de verzekering in de meeste gevallen de gemaakte onkosten dekken.’ In feite vallen alle van buitenkomende onheilen binnen de verzekering. ‘Niet alleen in fysieke zin, maar ook wanneer iets buiten de wil van de verzekeringnemer gebeurt’, verduidelijkt Wijnands. ‘Echter, onvoldoende belangstelling voor het congres vormt daarop een uitzondering.’

Allrisk evenementenverzekering Aon
Een bekend bezwaar is dat de polis van een evenementenverzekering door de weinige uitsluiting niet goedkoop is. Als gevolg nemen sommige organisatoren de risico’s maar voor lief. Aon kent voor de evenementenverzekering echter een rubriekenpolis. De belangrijkste dekkingen zijn een onkosten/annuleringsverzekering en een aansprakelijkheidsverzekering. Bovendien kan de verzekering op maat worden uitgebreid met extra dekkingen of “subs”. ‘De premie wordt berekend aan de hand van het aantal subs dat wordt gekozen en het bedrag dat verzekerd moet worden’, zegt Wijnands. ‘Het is geen goedkope verzekering, maar daar staat een allrisk dekking tegenover.’

Evenementenverzekering Aon

Non-appearance en slecht weer
De belangrijkste componenten binnen de evenementenverzekering voor congresorganisatoren zijn onkosten, annulering en aansprakelijkheid. ‘Hierbinnen gelden twee uitsluitingen: specifieke personen en weeromstandigheden’, voegt Wijnands toe. ‘Beide zijn los in te sluiten. De uitsluiting specifieke personen, ook wel non-appearance genoemd, is er voor het geval de spreker of dagvoorzitter niet komt opdagen.’ De weerdekking is een extra dekking tegen slecht weer. ‘Afgelasting door extreme weersomstandigheden, zoals een zware storm of blikseminslag is standaard gedekt’, verduidelijkt Wijnands. ‘Een ander verhaal is het wanneer de opkomst tegenvalt door invloed van het weer. Dat risico kunt u van tevoren afdekken door de weerdekking in te sluiten.’

Schade aan materiaal
Een andere belangrijke sub voor congresorganisatoren is de casco/materialenverzekering. ‘Dat valt niet onder de aansprakelijkheid, zoals vaak ten onrechte wordt gedacht’, zegt Wijnands. ‘Het betreft hier materiaal dat in huur of bruikleen is, zoals het podium of de geluidsinstallatie. Als daar wat mee gebeurt, zal de eigenaar de schade op de gebruiker verhalen. Met een casco/materialenverzekering bent u daar tegen verzekerd.’ Ten slotte is het ook het overwegen waard om iedereen die een actieve rol vervult tijdens het congres, ook de vrijwilligers, mee te verzekeren voor ongevallen. Mocht iemand struikelen over een kabel en daardoor invalide raken, of erger, overlijden, dan bent u daar met de ongevallenverzekering goed tegen verzekerd.

Niet te verzekeren
Hoewel de meeste risico’s af te dekken zijn, vallen sommige zaken niet te verzekeren. Onvoldoende belangstelling werd al genoemd en is tevens de belangrijkste uitzondering. ‘Het niet verkrijgen van een vergunning kan ook niet verzekerd worden’, voegt Wijnands toe. ‘Uitzondering is wanneer u wel een vergunning hebt en deze buiten uw schuld om wordt ingetrokken. Stel dat u een congres in Amsterdam Zuidoost heeft georganiseerd en de wedstrijd Ajax-Feijenoord wordt verplaatst naar uw congresdatum. Dan kan uw verleende vergunning worden ingetrokken door de plaatselijke overheid. Dit ligt buiten uw macht en valt daarom binnen de verzekering.’

Evenementenverzekering

 

 

 

 

 

 


Bijzondere categorie
Congresorganisatoren vormen een bijzondere categorie binnen een evenementenverzekering. Omdat congressen vaak binnen plaatsvinden, heeft de organisatie minder zorgen om slecht weer dan grote evenementen in de buitenlucht. Toch lopen zij wel degelijk risico. ‘Over het algemeen is een congres goedkoper te verzekeren dan een evenement, maar het gevaar is vaak dat men sneller over de risico’s heen stapt. Terwijl er bepaalde onvoorziene omstandigheden zijn die juist op deze doelgroep invloed hebben’, aldus Wijnands. ‘Voor een internationaal congres komen er mensen over vanuit het buitenland. Stel dat er een vliegramp gebeurt, een staking plaatsvindt of een natuurramp zoals de aswolk boven IJsland: dan worden er uiteraard onkosten gemaakt. En een dag van nationale rouw, bijvoorbeeld als ons staatshoofd overlijdt, kan zorgen voor afgelasting.’

Bijzondere risico’s
Ook het feit dat een congres over het algemeen mensen met een bovenmodaal inkomen samenbrengt, speelt een belangrijke rol in de risicocalculatie. ‘Stel, er gaat iets mis in de zaal. Er valt iets om of er komt iets naar beneden. Dan zijn de letselschadeclaims niet van de lucht’, zegt Wijnands. ‘Ook als de eigenaar van de locatie uiteindelijk verantwoordelijk blijkt te zijn, dan worden de schadeclaims in eerste instantie vrijwel altijd bij de organisatie neergelegd. U bent verplicht die claim op te pakken, ook al zullen de verzekeraars het later op elkaar verhalen. Dat kunt u beter voor zijn.’

Wet op Reisovereenkomst
Een ander risico waar congresorganisatoren niet vaak bij stilstaan valt weliswaar buiten de evenementenverzekering, maar is wel van belang. ‘Volgens de Nederlandse Wet op de Reisovereenkomst worden bedrijven die voor mensen een reis en overnachting regelen gezien als reisorganisatoren. Daar is lang niet iedereen van op de hoogte, maar dat betekent wel dat congresorganisatoren binnen deze wet kunnen vallen. En die wet brengt verzwaarde aansprakelijkheid met zich mee. Want ook al staat iemand onder de douche in het hotel, de congresorganisatie kan op dat moment aansprakelijk zijn als die persoon uitglijdt. Het is dus zinvol dat congresorganisatoren zich in de eerste plaats afvragen of deze wet ook voor hen geldt, en ten tweede of dit valt binnen hun aansprakelijkheidsverzekering.’

Evenementenverzekering AonVoor persoonlijk advies over uw evenementenverzekering, neem contact op met Arno Wijnands.
Tel: 020 430 55 18  | E-mail: [email protected]

Aon
Postbus 12250
1100 AG Amsterdam Z.O.
www.aon.nl