Hybride congres organiseren

0
7
hybride congres

Er worden steeds meer hybride congressen en events georganiseerd. Dat is niet zo gek. Door het betrekken van online publiek bij het fysieke publiek, wordt het bereik van een hybride congres of event vele malen groter.

Geen livestream

Een hybride event is geen registratie van het event. Slechts een gedeelte van het online programma bestaat uit live meekijken, waarbij er gewerkt wordt met meerdere camera’s vanuit verschillende standpunten. Geen slaapverwekkende livestream dus! Naast het live meekijken biedt het online gedeelte verdieping van de inhoud en interactie met het online publiek. Door hen bijvoorbeeld vragen te laten stellen aan een live panel, wordt de betrokkenheid van het publiek vergroot. Voor de verdieping biedt een typisch online programma een voorbeschouwing – met een introductie van de thema’s, fragmenten van sessie of interviews met deelnemers – en een nabeschouwing – waarin een exclusieve vraagsessie met de keynote speaker een belangrijke publiekstrekker kan zijn.

Techniek en regie

Of een hybride congres succesvol is, hangt voor een groot deel af van de beschikbare techniek. De internetverbinding moet krachtig en snel zijn. Ook een strakke regie is belangrijk. De online uitzending duurt niet in elk geval niet te lang. De duur speelt in op de aandachtsspanne van een kijkpubliek en is daarom niet langer dan een uur of twee. De kijker haakt dan niet af en wordt misschien geprikkeld om het volgende jaar als fysiek publiek de gehele bijeenkomst mee te maken. De online video’s blijven bovendien beschikbaar en kunnen in de toekomst vaker bekeken worden. Het lange termijn effect van een hybride congres of event is daarmee veel groter.

Ander soort marketing bij hybride congres

De marketing voor een online congres verloopt op een andere manier dan bij een fysiek congres. In tegenstelling tot het laatste, beslissen deelnemers van een live congres op het laatste moment om mee te doen. Het zwaartepunt van de campagne ligt dan ook in de weken/week, tot 48 uur voor aanvang. Gebleken is dat het resultaat van een live event of congres sterker is wanneer er in groepsverband wordt gekeken. Het organiseren van kijkgroepen binnen het bedrijf, op universiteiten of bij sponsoren op hun kantoor verhoogt de betrokkenheid en interactie onder de kijkers.

Resultaat versterken

Ook een goede reden voor het organiseren van een hybride congres of event is om de effecten van het live gedeelte op een groter publiek over te brengen. Neem bijvoorbeeld een event van een groot bedrijf, waarbij een klein deel van de werknemers met elkaar ideeën en inspiratie opdoen. Zonde is dat het grootste deel van het bedrijf dit niet heeft gedeeld en er op de werkvloer niet veel mee zal worden gedaan. Met een online uitzending van de hoogtepunten en eventueel een live vragensessie, worden ideeën in het gehele bedrijf verspreid. Het resultaat van het live event gaat niet op de werkvloer verloren.