Meer betekenis aan uw congres met CNGRS

0
13
cngrs congres software

[advertorial]

Tijdwinst voor de organisator, overzicht voor de opdrachtgever en meerwaarde – zowel in beleving als betekenis – voor de deelnemer. En uiteindelijk een opstap naar een nog beter congres: dat is wat CNGRS te bieden heeft.

‘De tijd dat je naar een congres of event ging voor een leuke dag, ligt mijlenver achter ons’, aldus Bert Lockx, samen met Aldert Polman eigenaar van CNGRS. ‘Vervolgens draaide alles om beleving. Wij geloven echter dat het nu gaat om betekenis. Een congres moet meerwaarde hebben. Iedere bezoeker moet na afloop in ieder geval iets hebben om over na te denken. Met betekenis creëer je Return on Investment. Wij geloven dat als je inzoomt op het betekenisgedeelte van alle individuele deelnemers, je uiteindelijk de opdrachtgever echt blij kunt maken.’

 >>CNGRS biedt meerwaarde aan zowel deelnemer als organisator én opdrachtgever<<

Wat CNGRS doet
Met CNGRS kunt u dit doel makkelijker verwezenlijken. Het innovatieve automatiseringsproduct biedt voor, tijdens en na het congres meerwaarde aan zowel de deelnemers als de organisator én de opdrachtgever. CNGRS voorziet deelnemers in hun individuele behoefte, helpt de organisator met de organisatie en geeft de opdrachtgever overzicht over zijn financiële elementen en Return on Investment.

>>Door het aanmaken van doelgroepen kan de congresorganisator voorafgaand aan het congres de verschillende soorten potentiële deelnemers heel gericht benaderen<<

Functionaliteiten CNGRS
Maar hoe ziet dat er concreet uit? ‘In feite bestaat CNGRS uit zes onderdelen, waarbinnen de congres app fungeert als smeermiddel’, aldus Bert. Hij vertelt ons wat die onderdelen en hun functionaliteiten inhouden, te beginnen bij organiseren. ‘Met de software van CNGRS kan de organisator beter bijhouden hoe het staat met de organisatie van zijn congres. Bovendien kan hij ons grote netwerk van toeleveranciers gebruiken om offertes op te vragen – vergelijkbaar met de manier waarop Werkspot werkt.’ Communiceren is het tweede onderdeel. ‘Wij kunnen alle communicatie via social media, sms en e-mail voor de organisator integreren. Daarnaast kan de organisator de mensen uit zijn eigen CRM systeem importeren in het CNGRS systeem. Daarbinnen kan hij doelgroepen aanmaken. Dat biedt de mogelijkheid om de verschillende potentiële deelnemers voorafgaand aan het congres heel gericht te informeren.’

‘Bij het leveren van complexe oplossingen voor de congresmarkt zijn wij op ons best’

Het liefst complex
Registreren vormt het hart van het systeem. Het is bovendien de expertise van CNGRS. ‘Wij voelen ons het meest thuis in de congresmarkt: de meest complexe markt’, aldus Bert. ‘Bij het leveren van complexe oplossingen, van registratie tot betaalsystemen, zijn wij op ons best.’ De registratie module van CNGRS staat dan ook als een huis. Vierde onderdeel is beheren, zowel van de deelnemers als het toegangssysteem, zo verduidelijkt Bert.‘CNGRS biedt deelnemers hun eigen persoonlijke pagina, waarop zij zelf hun gegevens up to date houden. Schrijft iemand zich bijvoorbeeld uit voor het diner, dan ziet de organisator dit op zijn dashboard en kan hij direct contact opnemen met de cateraar.’ Ook het beheer van het toegangssysteem wordt door CNGRS geregeld. Dat kan van heel klein – het laten scannen van badges door hostesses – tot het uitvoeren van een totaaloplossing inclusief de hardware on site.

>>Met een evaluatie vooraf kan de organisator de betekenis van zijn congres veel beter afstemmen op de behoefte van zijn deelnemers<<

Dynamisch evalueren
Volgend onderdeel is evalueren. Iets wat vooral achteraf wordt gedaan, maar ook juist vóór en tijdens het congres betekenis heeft, benadrukt Bert. Dat is dan ook iets wat CNGRS mogelijk maakt. ‘Dynamisch evalueren – evalueren tijdens het congres- biedt de organisator de kans om meteen actie te ondernemen’, aldus Bert. ‘Er is niks vervelender dan achteraf te moeten horen dat de koffie bij koffiepunt A niet goed was. Met push notifications via de app kan de organisator actief, per doelgroep communiceren. Andersom kunnen deelnemers een bericht sturen aan de organisatie.’ Met een evaluatie vooraf kan de organisator de betekenis van zijn congres beter afstemmen op de behoefte van de deelnemers. ‘Het gebeurt nog wel eens dat de spreker niet precies het juiste verhaal vertelt’, geeft Bert als voorbeeld. ‘Of beter gezegd: niet vertelt wat de deelnemers verwachten te horen. Breng van tevoren in kaart wat men wil horen en de spreker kan zijn verhaal veel beter op de behoefte van de deelnemers afstemmen.’

‘Wij geven niet alleen overzicht, maar ook inzicht in het congres . Dat maakt het organiseren van een volgend congres makkelijker’

Duiden van data
Ten slotte het bekende achteraf evalueren. Ook daarbinnen valt met CNGRS winst te behalen. ‘Goed achteraf evalueren bestaat uit drie onderdelen’, aldus Bert. ‘Eén: het moet op tijd, op het moment dat mensen voor een deel nog in hun beleving zitten. Twee: je moet goed weten wat je wílt weten. Maar vooral welke vragen je moet stellen om dat te weten te komen. Wij hebben daar profilers voor die gespecialiseerd zijn in het formuleren van vragen aan dat wat de opdrachtgever wil weten. En drie: je moet het weten te duiden.’ Het duiden van die evaluatie valt onder het laatste onderdeel van CNGRS: informeren.‘Alle verzamelde data in een rapportage geeft overzicht aan de opdrachtgever en organisator. Wij gaan echter een stap verder. Wij geven inzicht in het congres. Niet alleen geven we bijvoorbeeld het waarderingscijfer, maar we vertellen ook wat daar de reden voor is. Dat maakt het organiseren van een volgend congres makkelijker.’

>>Met een leadsgenerator kunnen bezoeker en exposant zelf meer betekenis geven aan hun bezoek aan een event<<

Steeds in ontwikkeling
Naast de slimme oplossingen die CNGRS al biedt zoals registratiesoftware, congresapps en betalingssystemen, is er nog veel meer winst te behalen met technologie. ‘Wij zijn nu aan het onderzoeken in het veld van ibeacon’, noemt Bert als voorbeeld. ‘Daarnaast hebben wij een leadsgenerator in ontwikkeling. Uitgangspunt is om van tevoren contact tussen bezoeker en exposant mogelijk te maken, zodat beide meer betekenis uit een event kunnen halen. Het systeem maakt op basis van persoonlijke informatie een match en informeert dan actief over een mogelijk contact. De exposant kan daardoor van tevoren goed inschatten met wat voor mensen en vragen hij te maken zal krijgen. Op basis daarvan kan hij de juiste mensen uit zijn bedrijf kiezen om naar het event te laten gaan. Daarmee vergroot hij de kans op goede leads. Bovendien kunnen bezoekers een afspraak maken, zodat ze niet bij de stand hoeven te wachten. In dezelfde methodiek kun je ook deelnemers onderling aan elkaar koppelen. Zo geef je zelf betekenis aan je bezoek aan een event. En door de deelnemer centraal te zetten, wordt de meerwaarde van de opdrachtgever optimaal benaderd.’

CNGRS is steeds volop in ontwikkeling. Wij zoeken nog test evenementen!

CNGRS Aldert Polman Bert Lockx
Aldert Polman & Bert Lockx

www.cngrs.nl
[email protected]
Tel: 085 – 0410100
Edisonstraat 85
7006 RB Doetinchem

cngrs