Meeting design

0
26
Meeting design

Meeting design: Het ontwerpen van een waardevolle bijeenkomst. Dat heeft niet alleen te maken met de locatie en faciliteiten, maar ook – en vooral – met de inhoud van het programma en de effectiviteit van de overdracht. Het rendement van een succesvolle bijeenkomst ligt in de verandering in het doen en denken van de deelnemers.

Hoe?

Mike van der Vijver en Eric de Groot schreven ‘Into the Heart of Meetings’ – volgens velen het standaardwerk voor iedereen die professioneel een bijeenkomst organiseert. In dit boek ligt een studie over communicatie en menselijk gedrag ten grondslag aan hun visie op meeting design en hoe dit in de praktijk te brengen. Ze beschrijven hoe bijeenkomsten verlopen, welke processen hierbij aan het werk zijn en hoe je deze processen effectief kunt beïnvloeden. Dat begint met het helder omschrijven van de doelstelling – bijvoorbeeld door een representatieve afspiegeling van de deelnemersgroep te interviewen – waarna dit via een effectief samenspel van vorm en inhoud – via middelen als locatie, inhoudproviders (sprekers, dagvoorzitters, etc.), sfeer, techniek – op het publiek moet worden overgebracht.

Inhoud providers

Een succesvolle overdracht bestaat uit zowel uit goede inhoud als een ontvankelijk publiek. In de overdracht spelen inhoud providers – de podiumbezetters zoals dagvoorzitter en sprekers – een centrale rol. In de selectie van de inhoud providers prevaleert dan ook de vraag ‘Wie kan de beste inhoudelijke bijdrage leveren’ over, bijvoorbeeld, de kwestie ‘Welke naam is het meest populair’. Er kan ook gekeken worden naar een alternatieve vorm van overdracht; bijvoorbeeld in combinatie met een vragenpanel, film, muziek, theater of zelfs met gaming.

Rol van de dagvoorzitter

Gedurende de dag houdt de dagvoorzitter het programma en het publiek bij elkaar. Hij of zij bepaalt de sfeer en stijl van de dag. Voor een succesvol congres of event krijgt de dagvoorzitter dan ook ruim van tevoren te horen wat de beoogde doelstelling is en in welke stijl de dag zal moeten verlopen om die doelstelling te behalen. Hier kan de dagvoorzitter zijn aanpak, toon en tempo op aanpassen.

Het is een voorbeeld van hoe een congresonderdeel van invloed is op het gehele rendement van de dag. Het ontwerpen van een succesvolle bijeenkomst bestaat uit vele facetten die elkaar bovendien versterken. Congresorganisatie is zoveel meer dan het bij elkaar brengen van een groep mensen om die te vullen met inhoud. Meeting design biedt de uitgebreide architectuur om zoveel mogelijk rendement uit een event of congres te halen.