Home / Diensten / Boeking / Preferred Hotel Reservations

Preferred Hotel Reservations

Stelt u zich eens voor: één online omgeving waarbinnen al uw deelnemers zich individueel kunnen inschrijven voor een hotelkamer naar keuze, tegen het laagst mogelijke tarief, met gegarandeerde beschikbaarheid en de mogelijkheid om kosteloos te annuleren of te wijzigen. En het mooiste is: u heeft er geen omkijken naar!

 

Want het zoeken en boeken van hotels en accommodaties voor de zakelijke markt: dat is waar Preferred Hotel Reservations in uitblinkt en wat ze graag uit handen neemt van de congres- eventorganisator. Wendy Wessels werkte jarenlang als salesmanager voor verschillende hotels voordat ze in 1999 met Preferred begon. Ze signaleerde hoeveel tijd een organisatie kwijt is aan het regelen van locaties en overnachtingen. ‘Preferred wil dat werk uit handen nemen en onafhankelijk hotels aanbieden die zo goed mogelijk passen bij de wens van de opdrachtgever, tegen de juiste prijs en voorwaarden’, aldus Wendy. ‘Wij werken daar waar de opdrachtgever ondersteuning vraagt. Soms verzorgen we zowel de congreslocatie als de overnachtingen, een andere keer verzorgen wij alleen de hotelkamers, aangezien de opdrachtgever zelf de accommodatie al heeft geregeld. Bij verschillende hotels vragen we offertes op en verzorgen we de onderhandelingen omtrent prijs en (annulerings)voorwaarden om de opdrachtgever een optimale selectie te bieden.’

 

preferred hotel reservations 2

 

Laagste prijsgarantie

Preferred zorgt hierbij altijd voor de laagste prijsgarantie. Omdat het beste tarief is gegarandeerd, hoeven deelnemers niet verder te zoeken naar hotels en beschikbaarheid. Om dezelfde reden streeft Preferred ook altijd naar een gevarieerd kameraanbod in verschillende prijsklassen en in sommige gevallen een extra voordelig Early Bird tarief. De opdrachtgever ontvangt uiteindelijk één duidelijk overzicht van de geboekte kamers in alle hotels. Marlies Koelemeijer, contactpersoon voor congresorganisators: ‘Alle contacten met hotels en deelnemers kunnen wij van de organisatie overnemen. Door de organisatie vervolgens van een complete deelnemerslijst te voorzien, heeft zij altijd inzicht in waar men verblijft, in geval van vragen of bijvoorbeeld een no show. Bovendien zijn wij continu het aanspreekpunt voor de deelnemers, ook bij last-minute vragen over het hotel. Daar gaat vaak nog heel wat werk in zitten en ook dat nemen we graag uit handen.’

Teamspirit

Het kenmerkt de werkwijze van Preferred, aldus Iris Gerritsen, ook gespecialiseerd in de congresmarkt: ´Iedere dag doen we ons uiterste best om alles voor iedere gast en iedere opdrachtgever zo goed mogelijk in te vullen. De mensen die hier werken, hebben allemaal veel kennis en ervaring opgebouwd in dit specifieke vakgebied. Dat is de onderscheidende kracht van Preferred: onze persoonlijke betrokkenheid en het werken als een team. Want hoewel we zoveel mogelijk met vaste aanspreekpunten werken, kunnen we onderling altijd elkaars werkzaamheden overnemen. Is iemand afwezig, dan pakt een collega het op zodat de opdrachtgever niet onnodig lang op een antwoord hoeft te wachten.’

 

preferred hotel reservations 3

 

Room kit

Om de congresdeelnemers te voorzien van een gebruiksvriendelijke online tool waarbinnen zij individueel een hotelkamer kunnen kiezen en boeken, ontwikkelde Preferred de ‘Room Kit’. De hotels in de Room Kit worden geselecteerd in overleg met de opdrachtgever en aangeboden met duidelijke foto’s, beschrijving van het congres en uitleg bij de tarieven. ‘Ook is er een plattegrond waarop de ligging van de geselecteerde hotels ten opzichte van de congreslocatie duidelijk zichtbaar is’, vult Wendy aan. ‘De deelnemer ontvangt direct een bevestiging nadat hij online gereserveerd heeft. Daarna is het ook mogelijk kosteloos te annuleren of te wijzigen kort voor aankomst, in het geval er een flexibel tarief is geboekt. De grootste kracht van het programma is denk ik de gebruiksvriendelijkheid.’

> laagste prijs garantie >> gegarandeerde beschikbaarheid >> geen risico, geen extra kosten >> optimale gebruiksvriendelijkheid<<

Geen risico, geen extra kosten

De kamers in de Room Kit zijn onderdeel van kamerblokken die bij de hotels zijn geplaatst. ‘Zodra er een wijziging of annulering plaatsvindt, komen die kamers weer terug in het kamerblok’, legt Wendy uit. ‘Alle kamers hebben dus een gegarandeerde beschikbaarheid. Met de hotels worden data vastgelegd waarop delen van de niet-gereserveerde kamers worden vrijgegeven. Hierdoor loopt de organisatie geen risico over de niet verkochte kamers.’ De Room Kit is in te richten naar het specifieke congres, waardoor organisators de tool op hun website kunnen plaatsen of een link kunnen meesturen bij de uitnodiging. Doordat Preferred de Room Kit zelf heeft ontwikkeld, is ze altijd in staat maatwerk te verzorgen.Staat de deelnemer bijvoorbeeld zelf garant voor de kamer? Dan wordt tijdens het boeken gevraagd naar een creditcardnummer.

Partnerships

Met locaties of organisaties die intensief van Preferred gebruik maken gaat de organisatie graag een partnership aan. Zo werkt Preferred sinds 2013 samen met Ahoy. ‘Wanneer Ahoy een aanvraag krijgt waarbij hotels gewenst zijn, wordt dit aan ons doorgespeeld. Wij onderhandelen de offertes en plaatsen opties, zodat Ahoy een totaalpakket van locatie en hotelkamers aan de potentiële opdrachtgever kan aanbieden. Dit vergroot de kans om een (internationale) pitch te winnen’, aldus Wendy. Aangezien Ahoy in 2019 gaat uitbreiden met een groot internationaal congrescentrum en daarmee fantastische congresfaciliteiten kan gaan aanbieden, is deze samenwerking van grote waarde. Ook met de Beurs van Berlage onderhoudt Preferred sinds 2013 een dergelijk partnership. Voor nationale en internationale bijeenkomsten verzorgt ze de overnachtingen, van 100 tot 1000 hotelkamers op loopafstand van deze prachtige venue. ‘Mede door de fantastische samenwerking met de omliggende hotels kunnen wij dit tegen scherpe tarieven en zeer flexibele voorwaarden realiseren’, zegt Wendy. ‘Dat doen we met zijn allen, om op die manier congressen naar Nederland te kunnen halen.’ Preferred werkt kosteloos op basis van vergoedingen van de hotels. Benieuwd of de service wat voor u is? Probeer het gerust een keer uit om te zien of het bevalt!

www.preferredhotelreservations.nl | info@preferredhotelreservations.nl Postbus 62 | 1141 VD Monnickendam | Tel: 0299 656 527 Foto’s: ©JolandaMarti