Duurzaam congres organiseren

Het valt niet te ontkennen: congressen en events laten een behoorlijke ecologische footprint achter. Ze brengen een groot aantal mensen op de been die allemaal van en naar de locatie moeten komen. Tijdens het congres worden energie en water in grote getale afgenomen en na afsluiting ligt er de onvermijdelijke afvalberg op u te wachten. Een duurzaam congres organiseren maakt aan verspilling een einde, drukt de kosten en levert u een goede reputatie op.

Duurzaam organiseren: de eerste normering

Dat het organiseren van events en congressen veel groener moest, vond ook David Stubbs. Hij was verantwoordelijk voor het duurzame beleid tijdens de Olympische en Paralympische Spelen in Londen; een voorwaarde waar Londen aan moest voldoen om de Spelen in 2012 te mogen organiseren. Hij bracht het onderwerp ter sprake bij de British Standards Institution (BSI) en dit leidde tot de norm BS 8901:2007: Specification for a sustainable event management system with guidance for use. Na een pilot periode werd in 2009 de tweede versie van BS 8901 uitgegeven.

Naar een internationale normering

BS 8901 werd positief door de evenementenbranche ontvangen en al snel internationaal toegepast. Zo werd COP15, de conferentie van de VN over Klimaatverandering, in overeenstemming met BS 8901 gevoerd. Microsoft ontving BS8901 certifictaie voor de Microsoft Convergence® 2009 event in New Orleans, Louisiana (Maart 2009). Het succes van BS 8901 leidde in 2009 tot een voorstel voor een internationale duurzaamheidsstandaard voor de organisatie van evenementen. Een delegatie van experts van de nationale normeringsinstanties uit 25 landen hebben ISO 20121 ontwikkeld. Acht organisaties uit de evenementenbranche en/of met een belangrijk aandeel in duurzaamheid, namen hier ook aan deel.

Duurzaam congres organiseren met ISO 20121

ISO 20121 kan worden toegepast door alle spelers in de evenementenbranche, van toeleverancier tot organisator. De norm is gebaseerd op de Plan-Do-Check-Act benadering, die bekend is van normen zoals ISO 9001 (kwaliteitsmanagement) en ISO 14001 (milieumanagement). In alle stadia van de keten van samenwerkingspartners voor het organiseren van een evenement helpt ISO 20121 aandacht te geven aan de drie dimensies van duurzaamheid: mensen, milieu en welvaart.

Een duurzaam congres organiseren volgens ISO 20121 levert het volgende op:

  • Procesmatige benadering in het managen van economische en sociale impact en de gevolgen voor het milieuGMIC Infographic
  • Reduceren van verbruik van middelen, zoals energie en water, en daardoor lagere overhead
  • Reputatievoordeel: inzet voor duurzaamheid op betrouwbare en transparante wijze kunnen aantonen

GMIC Nederland

GMIC NL is de Nederlandse chapter van de internationale Green Meeting Industrie Council. GMIC NL neemt het voortouw om de Nederlandse vergader-, congres- en evenementenindustrie te verduurzamen door een effectief groen netwerk en educatie aan haar leden te bieden, evenals het aantal groene accommodaties, diensten en zakelijke bijeenkomsten meetbaar te laten toenemen. GMIC NL organiseert regelmatigbijeenkomsten om duurzaamheid te verankeren in de Nederlandse evenementenindustrie.


is een organisatie die zich inzet voor verduurzaming van evenementen waar ook heel veel leveranciers zijn aangesloten die duurzame producten aanbieden. Het is een internationale organisatie met internationale leden over de hele wereld.Learn more: http://www.eventplanner.nl/tv/35_groene-events-waar-beginnen.html

Duurzaam congres organiseren?
Concrete toepassingen voor congresorganisators

Maak gebruik van technologie!
Dankzij de voortschrijdende technologie is digitaliseren steeds meer mogelijk en wordt de papierstapel ingeperkt. De congres app vervangt het programmaboekje en uitnodigen, aanmelden en registreren kan via internet in plaats van de post. Met technologie als NFC, Beacons en RFID kan de bezoeker informatie vergaren op de telefoon en worden folder, flyers, brochures en visitekaartjes overbodig.

Mensen
Green Thinking

  • Leveranciers aansporen tot Green thinking
  • Samenwerking met Green Key locaties
  • Samenwerking met lokale leveranciers
  • Congresmaterialen drukken bij FSC gecertificeerde drukker
  • Duurzaam alternatief voor PVC houdend materiaal voor standbouw- en eventmateriaal

Milieu
Afval verminderen en hergebruik stimuleren

  • Congrestassen met folderinhoud afschaffen
  • Flesjes water vervangen door watertappunten met FSC gecertificeerde bekertjes
  • Documentatierekjes voor sponsoren op aanvraag. Of vervangen door NFC technologie.
  • Programmaboek vervangen door Congres app en onsite programmaschermen
  • Printing on demand voor de deelnemers zonder mobile device
  • Speciale prullenbakken in congreszalen plaatsen om afval te scheiden
  • Zoveel mogelijk (stand)materialen en bewegwijzering hergebruiken
  • Banners zonder jaartaal gebruiken zodat die geschikt zijn voor jarenlange toepassing
  • Cateraar laten werken met herbruikbare borden, bestek en glazen
  • Voedselafval composteren op locatie
  • Stoffen handdoeken ipv papieren in toiletten
  • Herbruikbare badges gebruiken, nadien laten inleveren. Of maak gebruik van digitale bezoekersbadges.
  • Overgebleven pennen, decoratie of boeketten etc. doneren aan scholen, ziekenhuizen of een ander goed doel.

No-show percentage terugdringen

  • Deelnemers attenderen op de reeds gemaakte kosten voor congresdeelname (bv catering)
  • Deelnemers wijzen op ‘don’t spoil the party’ (awareness voor no-show)
  • Deelnemers attenderen op mogelijkheid om congresbadge te delen met collega
  • Boete bij te laat afmelden

Verduurzamen energieverbruik

  • Toeleverancier duurzaam podiumlicht
  • Toeleverancier duurzaam geluid (met minder overlast voor omgeving)
  • Oplaadbare batterijen gebruiken in zenders, microfoon etc.
  • Bewegingsmelders voor verlichting

Verduurzamen vervoer

  • Vervoer per openbaar vervoer stimuleren. Bijvoorbeeld door op vertoon gratis of tegen beperkt tarief te rijden met het ov
  • Carpoolen stimuleren met bijvoorbeeld app of registratieproject
  • €5,- parkeerkosten in rekening brengen bij gebruik van eigen vervoer naar externe locatie (donatie aan goed doel)

Verduurzamen catering

  • Kies voor biologische congrescatering
  • Aantallen nog beter met cateraar afstemmen
  • Minder cateringitems op buffetten plaatsen en langer gekoeld bewaren (andere presentatie en sneller aanvullen)
  • Niet voorschenken aan de bar

Welvaart
Goede doelen ondersteunen

  • Parkeergeld doneren aan goed doel
  • Sprekerscadeau koppelen aan goed doel

 

Check Also

Congres Beleving

Congres beleving

Congres beleving Of hoe maakt u uw congres memorabel! Beleving: het is misschien wel de …