Congres organiseren?

Een congres organiseren: voor sommige mensen is dit dagelijkse kost. Voor anderen is het een heel nieuw project. Hoe dan ook, een congres organiseren is altijd een uitdaging! Wat is de planning, waar moet de congreslocatie aan voldoen en hoe zorgt u voor een optimale opkomst? Hier vindt u alle stappen voor een succesvol congres op een rij.

Waarom een congres organiseren?

Een congres organiseren kost tijd en geld. U maakt deze investering niet voor niets. U hebt dan ook een bepaald doel voor ogen met uw congres. Dat kan zijn: het delen of inspireren van kennis, netwerken, relaties/klanten/partners vinden of de relatie met hen verstevigen, uw imago en naamsbekendheid versterken of nieuwe ontwikkelingen presenteren of onderzoeken. Het is belangrijk dat u deze doelstelling duidelijk voor ogen hebt. Dat geldt ook voor de doelgroep. Voor wie is uw boodschap bedoeld? Uit welke branche(s) komt uw publiek? Wat is hun functie en niveau? Is uw publiek intern of extern? Zijn het klanten/gebruikers, adviseurs, werknemers, wetenschappers of overheidspersonen? Wat zijn hun behoeften en wensen en hoe kunt u ze het beste bereiken? Een duidelijke strategie is de basis van elk succesvol congres. Alleen met een strak gespecificeerde doelstelling en doelgroep kunt u uw congres van de juiste vorm en inhoud voorzien.

Congres organiseren stappenplan

Is uw strategie bepaald? Dan volgt nu de praktische kant. Om een congres goed te organiseren, heeft u veel tijd nodig. Dat kan uiteenlopen van 4 tot wel 12 maanden. Ook heeft u voldoende mankracht nodig. Stel uw team samen op expertise of schakel een extern congresorganisatiebureau in ter ondersteuning. Met elkaar worden eerst deze belangrijke zaken bepaald:

    • De inhoud. Een goed congres valt of staat met de inhoud. Het thema is urgent genoeg om bezoekers te prikkelen bij het congres aanwezig te zijn. Wat wilt u overbrengen en waar is uw publiek in geïnteresseerd? Wat zijn goede onderwerpen en wie gaat er spreken?
    • De begroting. Wat is het budget? Zijn er inkomsten uit sponsoring? Wat betalen de deelnemers? Krijgen zij vroegboekkorting? Om de kosten te bewaken is een uitgebreide begroting met daarin alle vaste en variabele posten, plus 10% onvoorzien, onmisbaar. Stel 1 persoon aan die voor de begroting verantwoordelijk is.
    • De datum. Om uw congreslocatie, toeleveranciers en sprekers te kunnen reserveren stelt u de datum tijdig vast. Houdt hierbij rekening met feestdagen, vakanties, het hoogseizoen van uw doelgroep, evenementen als WK’s/EK’s/Olympische Spelen, concurrerende congressen én de interne planning van de congresorganisator of gastheer zelf.
    • De locatie. De congreslocatie is ten eerste afhankelijk van uw budget; de locatie is 1 van uw grootste kostenposten. Is uw congres in de zomer, dan behoort een buitenlocatie tot de mogelijkheden. Andere punten van aandacht zijn de uitstraling, capaciteit, logistiek, audiovisuele voorzieningen en overnachtingsmogelijkheden van of bij de locatie.

Het congresprogramma: sprekers, trainers en dagvoorzitter

Congres organiseren - sprekerNiets vormt een grotere prikkel om een congres te bezoeken dan een boeiend programma met inspirerende sprekers. De sprekers sluiten aan bij zowel uw doelstelling/thema van het congres als de interesses van uw doelgroep. Nogmaals: een strak gespecificeerd doelstelling en doelgroep is dé voorwaarde van een succesvol congres. Een spreker heeft minimaal het niveau van uw bezoekers, het liefst hoger. Breng van tevoren een bezoek aan de spreker om proef te luisteren. Slim: bewaar uw topspreker voor het laatst, zodat bezoekers op het congres blijven. Een bekend persoon als dagvoorzitter, mits passend bij het congres, geeft sjeu aan het programma en houdt de vaart erin. Ten slotte is variatie heel belangrijk. Dat kan de afwisseling zijn tussen workshops en lezingen of in het soort presentaties. Technische hulpmiddelen zoals een live stemming via een congresapp of een social wall kunnen helpen de interesse vast te houden en vergroten de betrokkenheid van het publiek. Muziek, entertainment of break-out sessies kunnen ook lucht in een programma brengen. Hebt u een concept programma klaar, leg deze dan op tijd voor aan uw vakgenoten en doelgroep, zodat hun feedback nog verwerkt kan worden.

Congres toeleveranciers

Congres organiseren audiovisuele ondersteuning MK2 audiovisueelNaast locatie zijn catering en AV (audiovisuele middelen) de belangrijkste middelen om uw congres te laten beklijven – en tevens de grootste kostenposten. Bekijk welke faciliteiten op de locatie al aanwezig zijn en vraag tijdig verschillende offertes op van mogelijke leveranciers. Bekijk ook welke andere toeleveranciers u nodig hebt. Denk aan congresfotograaf, tolk, beveiliging of vervoersbedrijven.

Congres sponsors / exposanten

Sponsors en exposanten zorgen voor inkomsten. In ruil daarvoor biedt u ze zoveel mogelijk exposure. Daar zijn veel mogelijkheden voor. Tijdens de promotie en aanmelding kunt u al beginnen met logo’s plaatsen. Denk ook aan het sponsoren van de badge, narrowcasting, informatietafels in de ontvangstruimte en flyers in de goodiebag. Banners/borden kunnen op prominente plekken staan, zoals bij de entree, langs looproutes en op meeting points.

Uitnodiging, aanmelding en registratie congres

save the date - congres organiserenUitnodigingen voor het congres worden zo’n 12 tot 14 weken van tevoren verstuurd. U kunt al eerder een ‘Save the Date’ sturen, zodat de genodigden alvast de datum vrij kunnen houden. Zo’n 2 weken voor aanvang kunt u nog een reminder sturen. Aanmelden wordt steeds vaker digitaal gedaan. Online registratie scheelt veel tijd en administratie, geeft een duidelijk financieel overzicht en is erg gebruiksvriendelijk voor de genodigden.

Congres promotie

Uw congres promoten kan via veel verschillende kanalen, betaald of onbetaald. Via uw eigen website, nieuwsbrieven en social media kunt u uw netwerk bereiken. Met advertenties en persberichten kunt u de mensen buiten uw netwerk bereiken. Maak ook een (mini-) website voor uw congres, niet alleen te promotie maar ook om alle genodigden eenvoudig te kunnen informeren.

Congres draaiboek en planning

Een draaiboek is onmisbaar tijdens het congres. In het draaiboek zijn alle afspraken, contracten en overeenkomsten tussen collega’s en leveranciers terug te vinden. Er staat precies aangegeven wie waar staat, wanneer en wat zijn/haar taken zijn, zodat iedereen op elk moment snel en efficiënt kan handelen als de situatie ernaar vraagt. Daarom is ook een contactenlijst in het draaiboek opgenomen. Deze lijst vermeldt alle medewerkers met hun naam, functie, werktelefoonnummer, privénummer en e-mailadres. Op een plattegrond is te zien hoe elke ruimte eruit ziet op een bepaalde tijd: waar staat de microfoon, welke opstelling is gebruikt, etc. Stuur het draaiboek met plattegrond en instructies over de dag ook naar de sprekers/voorzitter/trainers.

Congres evaluatie

evaluatie congres organiserenIs het congres afgelopen, dan begint de evaluatie. Zo ontdekt u wat er goed ging en wat er de volgende keer beter kan. Met uw team kunt u meteen na afloop een snelle evaluatie doen; dan ligt  de ervaring nog vers in het geheugen. Bedenk van tevoren hoe u de evaluatie bij uw bezoekers uitvoert. Dat kan bijvoorbeeld door een evaluatieformulier te mailen aan alle bezoekers. Zorg ervoor dat u de juiste vragen stelt en de data kunt verwerken in bruikbare informatie. Overigens is het met de huidige communicatiemogelijkheden zoals een congres app ook mogelijk om tijdens het congres al te evalueren: zo kunt u meteen op een knelpunt reageren!