Congres organiseren in kennisstad Groningen
In samenwerking met Congress by design
Een congres organiseren in Groningen? Dan kies je voor een regio die steeds vaker op de shortlist van congresorganisatoren verschijnt. Niet alleen vanwege de congreslocaties, maar vooral vanwege de Groningse combinatie van kennis, bereikbaarheid en gastvrijheid!
De kracht van Groningen
Groningen is een kennisstad met een sterke internationale oriëntatie. Dankzij de aanwezigheid van onder andere de Rijksuniversiteit Groningen, het UMCG en diverse kennisinstituten is de stad een aantrekkelijke bestemming voor wetenschappelijke congressen. Onderzoekers, professionals en organisaties uit verschillende vakgebieden komen hier samen om kennis te delen, nieuwe inzichten te ontwikkelen en samenwerkingen te versterken.
“Groningen biedt alles wat een wetenschappelijk congres nodig heeft: een compacte stad met goede voorzieningen én een sterk kennisecosysteem. Juist de combinatie van universiteiten, onderzoeksinstellingen en innovatieve organisaties maakt Groningen voor ons een inspirerende congresbestemming.”
Congress by design
Professioneel congres organisator (PCO) Congress by design heeft Groningen als één van haar thuisbases en is gespecialiseerd in het organiseren van wetenschappelijke congressen in deze stad:
“De kracht van Groningen ligt voor ons vooral in het kennisecosysteem. Met sterke clusters in energietransitie, gezondheid en healthy ageing, digitale technologie, de biobased economie en agrifood biedt de stad een solide basis voor congressen die wetenschappelijke uitwisseling stimuleren.”
Voordelen van Groningen als congresbestemming
Met haar compacte binnenstad ligt in Groningen vrijwel alles dicht bij elkaar. Congress by design noemt dat ook als één van de grote voordelen van de stad.
“Op functioneel gebied biedt Groningen alles wat een wetenschappelijk congres nodig heeft. Dankzij de compacte binnenstad zijn congreslocaties, hotels en horecagelegenheden eenvoudig te voet bereikbaar.”
Bezoekers stappen uit de trein en staan binnen enkele minuten bij hun hotel, congreslocatie of restaurant. Dat scheelt niet alleen reistijd, maar maakt een congres ook overzichtelijker voor deelnemers. Bovendien is het veel makkelijker om bijvoorbeeld een netwerkdiner, stadswandeling of informele borrel aan het water aan het programma toe te voegen. Voor internationale congressen is de combinatie van bereikbaarheid, korte afstanden en een gastvrije binnenstad een belangrijk pluspunt.
5 redenen waarom congres organisatoren kiezen voor Groningen
- Sterke kennisinfrastructuur met universiteiten en onderzoeksinstellingen
- Internationale bereikbaarheid via Schiphol, Bremen en Groningen Airport Eelde
- Compacte binnenstad met congreslocaties, hotels en restaurants op loopafstand
- Sterke sectoren zoals Health, Energy, AI, Chemie en Life Sciences
- Ervaren congreslocaties en professionele congresorganisaties
Congreslocaties: van Forum tot MartiniPlaza
Groningen biedt verrassend veel keuze aan traditionele, moderne en unieke congreslocaties. Voor innovatieve kenniscongressen wordt vaak gekeken naar Forum Groningen, waar moderne congreszalen worden gecombineerd met een iconisch gebouw midden in de stad.
Voor grotere congressen, vakbeurzen en meerdaagse evenementen is MartiniPlaza al jaren een gevestigde naam binnen de Nederlandse congresmarkt. Daarnaast kiezen organisaties steeds vaker voor locaties met een eigen verhaal. Denk aan universitaire gebouwen, duurzame innovatiecampussen of industriële eventlocaties zoals het Suikerterrein.
Hotels op loopafstand
Ook op het gebied van overnachtingen heeft Groningen veel te bieden. Hotels als The Market Hotel aan de Grote Markt, NH Groningen en Leonardo Hotel Groningen ontvangen regelmatig congresbezoekers en internationale gasten. De gastrvije houding van de Groningers en internationale instelling vormen een belangrijk pluspunt.
Een praktisch voordeel is dat veel hotels zich op loopafstand van congreslocaties bevinden. Daardoor zijn transfers vaak niet nodig en kunnen bezoekers eenvoudig deelnemen aan netwerkactiviteiten in de stad. Dat draagt bij aan een ontspannen congreservaring en biedt extra mogelijkheden om het programma uit te breiden met activiteiten buiten de congreszaal.
Een succesvol congres in Groningen organiseren?
Met veel ervaring in het organiseren van nationale en internationale congressen in Groningen, in uiteenlopende vakgebieden, weet Congress by design wat de ingrediënten zijn voor een succesvol congres:
“Dat begint met een heldere strategie. Wij beginnen daarom vaak met meeting design, waarin we samen bepalen wat het congres moet opleveren en hoe programma, doelgroep en beleving elkaar versterken.
Daarnaast vormen goede faciliteiten de basis. Groningen biedt daarvoor alles wat nodig is: een compacte stad, passende congreslocaties en korte afstanden tussen hotels, locaties en de binnenstad.
Ook inclusiviteit vinden we vanzelfsprekend. Een congres moet toegankelijk zijn voor iedereen, met aandacht voor fysieke toegankelijkheid, ruimtes voor verschillende behoeften, zoals prayer rooms, en een passend aanbod voor diverse doelgroepen.
Tot slot is duurzaamheid een integraal onderdeel van ieder congres. Door bewuste keuzes te maken op het gebied van locatie, catering, mobiliteit en materialen, en de resterende CO₂ inzichtelijk te maken en waar mogelijk te compenseren, dragen we samen bij aan congressen die ook op de lange termijn waarde toevoegen.”
Waarom een professionele congresorganisator (PCO) inschakelen?
Een congres organiseren is een complex proces waarbij inhoud, organisatie en uitvoering nauw met elkaar verbonden zijn. Een professionele congresorganisator (PCO) brengt structuur aan, bewaakt de planning en ondersteunt bij uiteenlopende onderdelen. Een PCO in de regio beschikt bovendien over een betrouwbaar netwerk van levaranciers en partners. Hierdoor houd je als organisator grip op het proces en ontstaat er meer ruimte om je te richten op de inhoudelijke doelstellingen en de ervaring van deelnemers.
Voor een wetenschappelijk congres in Groningen biedt Congress by design ondersteuning op o.a. de volgende punten:
- Projectmanagement: het regelen van verzekeringen, het maken van actieplannen en een gedetailleerde planning, etc.
- Financieel management: budgetplanning, btw-advies, subsidiehulp, voorfinanciering en garantie.
- Ondersteuning bij het biedingsproces: verbindende schakel tussen de associatie, de lokale organisatiecommissie, de gaststad en de locatie.
- Logistiek en onsite management: samenwerking en coördinatie met alle leveranciers, zoals de locatie en cateraar, via een gedetailleerd draaiboek.
- Sponsorwerving: samenstellen van creatieve sponsorpakketten en contact met sponsoren.
- Marketing en communicatie: promotieplan, branding, graphic & motion design en publiciteitsactiviteiten, inclusief website- en socialmediabeheer.
- Deelnemersregistratie en congresapps: het op maat inrichten van een gespecialiseerd congresmanagementsysteem.
- Abstract management: voorbereiden en begeleiden van het abstractproces, vanaf moment van indiening tot beoordeling en publicatie.
- Wetenschappelijk secretariaat en sprekersbegeleiding: communicatie met sprekers en ondersteuning van accreditatie- en complianceprocessen.
Onze pco partner groningen
Congress by design
Specialist in wetenschappelijke congressen
Congress by design (IAPCO gecertificeerd) is gespecialiseerd in wetenschappelijke congressen en begeleidt nationale en internationale congressen in iedere fase van het traject: van ondersteuning bij een specifiek organisatieonderdeel tot de complete begeleiding als Core PCO: “Steeds vaker begeleiden we als vaste partner hetzelfde congres over meerdere edities en locaties heen.” Met een kantoor in Groningen heeft Congress by design een sterke binding met deze stad en beschikt het over een betrouwbare contacten. “Onze collega’s zijn bekend met de regio, de netwerken en de lokale ontwikkelingen, waardoor we kunnen adviseren met de kennis en kansen die Groningen te bieden heeft.”
Congress by design kan opdrachtgevers ondersteunen bij zowel eendaagse als meerdaagse congressen, variërend van enkele honderden tot enkele duizenden deelnemers. “Of het nu gaat om een jaarlijks terugkerend internationaal congres of een eenmalige bijeenkomst, we sluiten onze rol aan op de behoefte van de organisatie. De inhoud van ieder congres verschilt sterk: van een medisch congres over pulmonale vaatziekte of longvaatziekte (PPVD 2022) tot een wetenschappelijk congres over polymeren en duurzame materialen (EPF 2025). Toch blijft de uitdaging hetzelfde: een congres ontwerpen dat mensen samenbrengt, kennisuitwisseling stimuleert en bijdraagt aan de doelstellingen van de opdrachtgever.”
Een PCO inschakelen voor uw congres in Groningen? Congress by design denkt graag mee over de mogelijkheden en aanpak. Plan vrijblijvend uw kennismakingsgesprek!
Contact
Jouw volgende congres in Groningen?
Stap voor stap naar succes!
Een congres organiseren in Groningen vraagt om meer dan alleen een geschikte congreslocatie. Het succes wordt bepaald door een goede voorbereiding, een helder programma, professionele organisatie én de juiste partners. Onderstaand stappenplan helpt je vanaf het eerste idee tot een succesvolle congresdag.
Stap 1: concept
Stap 2: locatie
Stap 3: planning
Stap 4: programma
Stap 5: techniek
Stap 6: leveranciers
Stap 7: hotels, vervoer en hospitality
Stap 8: marketing
Stap 9: controle
Stap 1
Een helder congresconcept
Voordat je locaties bezoekt of sprekers benadert, is het slim om eerst scherp te hebben wat voor congres je wilt neerzetten. Groningen leent zich uitstekend voor congressen rondom thema’s als energie, duurzaamheid, zorg, onderwijs, technologie en innovatie, maar ook voor netwerkgerichte evenementen en congrestivals.
Bepaal daarom eerst:
- wat het doel van het congres is;
- wie je wilt bereiken;
- hoeveel bezoekers je verwacht;
- of het congres nationaal, internationaal of hybride wordt;
- welke sfeer je wilt creëren.
Een duurzaam congres over energietransitie vraagt bijvoorbeeld om een andere locatie, programmering en marketingaanpak dan een zorgcongres of een innovatief businessfestival.
Op welk moment schakel je een congresbureau in?
Betrek een congresbureau partner het liefst zo snel mogelijk meteen bij het proces, zo adviseert Congress by design. “Hoe eerder we betrokken zijn, hoe meer waarde we kunnen toevoegen. Bij voorkeur sluiten we al aan in de verkennende fase, wanneer de eerste ideeën ontstaan. Dan kunnen we meedenken over de strategie, meeting design, het bidproces, de begroting en haalbaarheid van het congres. Maar wanneer plannen al verder zijn uitgewerkt, kunnen we ook op ieder moment instappen. Dan kijken we samen welke ondersteuning nodig is en waar we het meeste kunnen betekenen.”
Stap 2
Zoek een locatie die past bij je verhaal
Groningen biedt verrassend veel mogelijkheden. Voor een innovatief kenniscongres denken veel organisatoren direct aan het Forum Groningen. Wie grotere bezoekersaantallen verwacht, komt vaak uit bij MartiniPlaza. Daarnaast zijn er universitaire locaties, evenementenlocaties aan het water en steeds meer karaktervolle industriële locaties beschikbaar.
De juiste vragen voor het vinden van de perfecte locatie:
- past de locatie bij het onderwerp?
- zijn er voldoende break-outruimtes?
- hoe zit het met techniek en hybride mogelijkheden?
- kunnen bezoekers makkelijk parkeren of met het OV reizen?
- zijn er hotels in de buurt?
Juist omdat Groningen relatief compact is, kunnen bezoekers vaak eenvoudig tussen hotel, congreslocatie en avondprogramma bewegen.
Onze locatiepartners
Op zoek naar dé locatie voor je congres in Groningen? Ontdek onze geselecteerde partners en vind de locatie die past bij jouw congres.
Stap 3
Maak een projectplan voordat het druk wordt
Vrijwel ieder congres begint overzichtelijk. Totdat sprekers, leveranciers, marketing, catering en techniek tegelijk aandacht vragen. Een goed projectplan voorkomt dat belangrijke onderdelen tussen wal en schip vallen. Werk daarom vanaf het begin met o.a.:
- budgetten;
- deadlines;
- leveranciers;
- marketingactiviteiten;
- veiligheidsmaatregelen;
- draaiboeken;
- contactpersonen.
Hoe eerder dit overzicht er ligt, hoe meer rust er ontstaat tijdens de voorbereiding.
Stap 4
Maak een programma met impact
Een sterk congresprogramma bestaat tegenwoordig uit meer dan een reeks presentaties. Bezoekers verwachten interactie, inspiratie en voldoende gelegenheid om elkaar te ontmoeten én te ontspannen. Veel succesvolle congressen combineren daarom:
- keynote sprekers;
- panelgesprekken;
- workshops;
- break-outsessies;
- praktijkcases;
- interactieve polls;
- netwerkmomenten.
Bij internationale congressen komen daar vaak Engelstalige moderators, tolken en internationale sprekers bij. En wie kiest voor een congrestival voegt mogelijk ook entertainment, foodconcepten of informele netwerkactiviteiten toe.
Onze programmapartners
Geef jouw congres impact met een perfect congresprogramma. Ontdek onze geselecteerde partners voor jouw ideale spreker, break-out sessie of workshop.
Stap 5
Vergeet de techniek niet
De meeste bezoekers merken techniek pas op wanneer iets niet werkt. Juist daarom verdient dit onderdeel extra aandacht. Denk aan:
- licht en geluid;
- projectieschermen;
- livestreams;
- eventsoftware;
- bezoekersregistratie;
- congres-app ontwikkeling;
- wifi-capaciteit;
- podiumbouw;
- signing en bewegwijzering.
Plan altijd een technische doorloop in. Zeker bij hybride congressen kan dat veel problemen voorkomen.
Onze AV / techniek partners
Laat techniek voor jou werken met onze geselecteerde partners die alles van A tot Z kunnen regelen: van congres-app tot stagelights.
Stap 6
Werk samen met lokale leveranciers
Eén van de voordelen van Groningen is het sterke netwerk van regionale leveranciers. Veel partijen kennen de locaties, weten wat wel of niet werkt en kunnen snel leveren. Afhankelijk van het congres werk je mogelijk samen met:
- cateraars;
- beveiligingsbedrijven;
- fotografen;
- verhuurders;
- videoteams;
- hostesses;
- BHV beveiliging
- crowd management
- DMC’s voor internationale gasten.
Vooral fotografie en video worden steeds belangrijker. Goede content levert niet alleen mooie herinneringen op, maar ook waardevolle promotie voor toekomstige edities. Een goede cateringpartner is ook goud waard. Dit kan bijdragen aan zowel de sfeer als de netwerkmogelijkheden tijdens het congres.
Onze specialisten partners
Lokale specialisten op het gebied van foto/video, beveiliging, catering of verhuur dragen bij aan de totaalbeleving van je congres!
Stap 7
Regel hotels, vervoer en hospitality
Zijn er gasten die blijven overnachten, is er vervoer nodig voor aankomende gasten of tussen locaties? Moeten internationale gasten opgehaald worden vanaf een vliegveld of treinstation? De kunst is om al deze logistieke zaken zó te regelen dat bezoekers er geen last van hebben. Denk daarom tijdig na over zaken als:
- hotelkamers;
- transfers;
- shuttlevervoer;
- VIP-vervoer;
- ontvangstbalies;
- hostesses;
- bewegwijzering.
Onze hotel, vervoer & hospitality partners
Stap 8
Pak de marketing tijdig op
Zelfs het beste congres verkoopt zichzelf niet. Daarom starten veel organisaties al maanden van tevoren met het opbouwen van zichtbaarheid. Zorg in ieder geval voor:
- nieuwsbrieven.
- een congreswebsite;
- bezoekersregistratie;
- e-mailcampagnes;
- LinkedIn-promotie;
- social media;
- partnercommunicatie;
- sprekerinterviews;
Voor zakelijke congressen geldt vaak: kwaliteit gaat boven kwantiteit. Het bereiken van de juiste doelgroep is belangrijker dan zoveel mogelijk bezoekers trekken.
Stap 9
De laatste controle
Naarmate de congresdag dichterbij komt, draait alles om afstemming. Loop daarom het volledige evenement nog één keer door alsof je zelf bezoeker bent. Controleer onder meer:
- techniek;
- presentaties;
- registratie;
- catering;
- routing;
- hotelboekingen;
- leveranciersplanning;
- veiligheidsmaatregelen;
- contactlijsten.
Veel organisatoren plannen hiervoor een generale repetitie of technische testdag. Dat kost wat tijd, maar voorkomt vaak veel stress op de congresdag zelf. Want uiteindelijk onthouden bezoekers niet hoeveel voorbereiding er achter een congres zat. Ze onthouden vooral hoe soepel alles verliep.
FAQ Congres in Groningen
Wat kost een congres organiseren in Groningen?
De kosten van een congres hangen sterk af van het aantal bezoekers, de locatie, catering, techniek en het programma. Een kleinschalig congres voor 100 deelnemers vraagt een ander budget dan een meerdaags congres met internationale gasten. Naast de locatiekosten moet je vaak rekening houden met audiovisuele techniek, catering, sprekers, marketing, registratie en eventuele hotelovernachtingen.
Een voordeel van Groningen is dat de prijsniveaus voor locaties, hotels en leveranciers vaak gunstiger liggen dan in veel congressteden binnen de Randstad
Welke congreslocaties zijn populair in Groningen?
Groningen biedt een breed aanbod aan congreslocaties. Voor kenniscongressen en innovatieve bijeenkomsten wordt vaak gekozen voor Forum Groningen. Voor grotere congressen, vakbeurzen en evenementen is MartiniPlaza een bekende keuze.
Daarnaast zijn er diverse universitaire locaties, congrescentra, hotels met vergaderfaciliteiten en bijzondere evenementenlocaties met een industrieel of creatief karakter. Welke locatie het beste past, hangt vooral af van het aantal bezoekers, het programma en de gewenste uitstraling van het congres.
Is Groningen geschikt voor internationale congressen?
Ja. Groningen wordt steeds vaker gekozen voor internationale congressen, vooral binnen sectoren als energie, gezondheid, technologie en onderwijs. Dankzij de sterke kennisinfrastructuur en internationale uitstraling van de Rijksuniversiteit Groningen beschikt de regio over veel ervaring met internationale bezoekers.
Daarnaast biedt Groningen een ruim aanbod aan hotels, Engelstalige dienstverlening en goede verbindingen met Amsterdam Airport Schiphol.
Hoeveel hotelkamers zijn beschikbaar in Groningen?
Groningen beschikt over een groeiend aanbod aan zakelijke hotels, variërend van internationale hotelketens tot boutique hotels in de binnenstad. Voor de meeste congressen zijn voldoende overnachtingsmogelijkheden beschikbaar, zeker wanneer tijdig wordt gereserveerd.
Organiseer je een groot congres of verwacht je veel bezoekers van buiten de regio? Dan is het verstandig om vroegtijdig kamerblokken te reserveren bij meerdere hotels.
Is Groningen geschikt voor een hybride congres?
Absoluut. Veel congreslocaties in Groningen beschikken inmiddels over professionele livestreamfaciliteiten, snelle internetverbindingen en moderne audiovisuele techniek. Daardoor kunnen fysieke en online deelnemers eenvoudig worden gecombineerd.
Vooral bij kenniscongressen, onderwijsbijeenkomsten en internationale evenementen wordt steeds vaker gekozen voor een hybride opzet om een groter publiek te bereiken
Waarom kiezen congresorganisatoren voor Groningen?
Groningen combineert de faciliteiten van een professionele congresstad met de overzichtelijkheid van een compacte regio. Veel locaties, hotels en restaurants liggen dicht bij elkaar, waardoor bezoekers minder tijd kwijt zijn aan vervoer.
Daarnaast onderscheidt Groningen zich door sterke kennisclusters op het gebied van energie, zorg, technologie en onderwijs. Dat maakt de regio aantrekkelijk voor vakinhoudelijke congressen, symposia en internationale kennisbijeenkomsten.
Groningen als congres bestemming
Of je nu aan de start staat van een nieuw congres of al druk bezig bent met de organisatie: Groningen biedt volop mogelijkheden. Via Congres Magazine helpen we je graag op weg naar de juiste locaties, leveranciers en specialisten. Samen maken we van jouw congres een succes!
Bekijk onze congresgids of neem contact op voor een advies op maat!
